会议管理制度
第一章 总则
第一条 为规范会议的组织和管理，提高会议质量和效率，切实精简会议，改进会风，结合学院实际，制定本制度。
第二条 本制度适用于以学院名义召开的各类会议。主要包括：党委会议、书记办公会议、院长办公会议、全院性会议、专题工作会议、学术会议、教职工代表大会、学生大会、团员大会。
第三条 会议召开坚持必要、高效和节约的原则。
第二章 审批和组织
第四条 凡以学院名义召开的全院性会议或举行的重大活动，由主要承办部门书面报请分管院领导同意，并经学院党、政主要领导审批后方可召开，并列入学期初工作计划，报党政办公室统筹安排。上级机关或社会团体委托学院承办的会议，须经学院党、政主要领导批准后方可进行筹备，由承办部门负责会议的各项准备工作。
第五条 党委会议、书记办公会议、院长办公会议以及学院主要领导临时召开的涉及多个职能部门的会议，由党政办公室负责组织并做好会前筹备、会中记录及会后督办等会务工作。
第六条 涉及部门业务的专题工作会议、学术会议，由相关部门负责组织并做好会务工作。学院设立的各委员会、领导小组会议，由相应的委员会、领导小组办公室负责组织并做好会务工作。需要学院领导出席的会议，主办部门要提前与院领导沟通，确定会议程序、议题和参会人员等内容。
第七条 教职工代表大会、学生大会、团员大会等群团组织会议，分别由工会、学生处、团委等相关部门负责组织并做好会务工作。
第八条 学生开学（毕业）典礼、运动会、校园文化艺术节等大型活动分别由教务处、学生处等部门负责组织并做好会务工作。
第三章 申请和安排
第九条 需提交学院党委会议、书记办公会议、院长办公会议的议题，应提前2-3天报党政办汇总，经院领导批准后统一安排。
第十条 为合理使用会议室，各类会议应提前2-3天通过OA系统报党政办安排。因特殊情况确需召开的临时性会议，需经学院领导批准后方可开会。
第四章 准备和服务
第十一条 会前准备
（一）会前调研和协商。需提请党委会议、书记办公会、院长办公会议讨论决定的事项，有关部门会前应充分协商和征求意见，提出建议方案，汇报要尽可能简明扼要。需印发会议材料的，原则上应提前2－3天将会议材料送达参会人员手中。
（二）做好会议筹备工作。会议承办部门要提前落实会议召开时间、地点和出席人员范围、人数，及时通知参会人员，提前邀请与会领导和嘉宾，布置会场并制作会议座位图。党政办公室安排好会议室，宣传部负责做好新闻媒体联系和新闻宣传工作。
第十二条 会中服务
会议承办部门做好会中服务工作，安排好会议签到、会议入场、会议进程，分发有关会议材料，维持会场秩序，做好会议记录。
第十三条 会后服务
会后会议承办部门及时清理会场，完成编写会议纪要等工作。
第五章 纪律考勤
第十四条 各部门及时关注学院党政办公室发布的会议通知，并通知本部门与会人员按时参加会议，提前做好工作安排。
第十五条 严格会议纪律，加强会议考勤，实行会议签到制度。中小型会议实行个人签到，规模较大的会议实行部门领导签到，未签到视为缺席，考勤结果纳入个人年度考核。
第十六条 不得迟到、早退，确因公务活动或其他特殊情况不能参加学院召开的会议，除按学院相关管理制度规定办理请假手续外，还必须向会议主持人或承办部门负责人请假，否则，视为缺席。
（一）明确由各部门党、政正职参加的会议，原则上不得派副职代替参加；正职确因公务活动或其他特殊情况不能参加的，需经主持人同意后，方可派副职参加。
（二）未明确必须由正职参加的各种部门负责人会议，正职因特殊情况不能出席者，可派副职参加。
（三）会议要求经选举产生的代表参加的，不得由他人代替。
第十七条 一般提前10分钟进入会场，按要求签到并按指定座位就座。将手机调至静音或振动状态，不做与会议无关的事情。
第十八条 按照《保密法》和学院保密工作规定的有关要求，做好保密工作。在讨论中发生的分歧意见，涉及保密期限的干部、人事及其他暂时不宜对外公开的信息等，不得提前泄露。
第六章 附则
第十九条 本制度由党政办公室负责解释。
