呼伦贝尔职业技术学院档案管理制度（修订）

呼伦贝尔职业技术学院档案管理制度（修订）

一、档案工作规范

为提高我院档案管理水平，加强基础业务建设，做到门类齐全、结构合理、科学管理、有效服务，使档案工作的各个环节达到规范化、标准化的要求，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和原国家教委颁布的《普通高等学院档案管理办法》、《普通高等学院档案部门业务建设规范》等法规，结合我院实际，特制定本规范。

第一章  党群、行政类档案工作规范

（一）、凡是在学院党群、行政（以下简称党政）管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像等不同载体的记录均属党政档案。

（二）、党政档案材料严格实行文书处理部门立卷归档制度。

（三）、党政档案材料归档工作应坚持“三纳入”、“四同步”：纳入学院各系、各部门工作的计划和规划；纳入管理制度；纳入管理人员职责范围。做到布置、检查、总结、验收学院各项工作的同时，布置、检查、总结、验收党政档案工作。

（四）、归档范围

归档的主要内容包括：党政相关职能部门在工作中形成的材料详见《呼伦贝尔职业技术学院党政各部门归档目录》。归档的重点以本院形成的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料，其次是上级来文和其他单位的来文、来电，上级来文中应以针对本院的指令性、指导性文件为主。

第二章  教学类档案工作规范

（一）、凡是在学院教学管理和教学实践中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的记录，均属于教学档案。

（二）、教学档案是衡量学院教学管理水平和教学质量的重要依据，是推进教学改革和教学研究必不可少的条件，也是教学评估的重要内容和学生学历的凭证，更是学院档案的主体、核心和重点。

（三）、坚持由教学文件材料形成部门立卷的原则，由教务处或各系、各部门专（兼）职档案员将积累的文件材料及时移交归档。教学档案工作应坚持“三纳入”、“四同步”：纳入教学计划、规划，纳入教学管理制度，纳入各级管理人员岗位职责，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步；评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步；毕业分配、上报评审材料、教师考核晋升与档案部门出具归档证明同步。

（四）、归档范围

1、归档的主要内容包括：教学综合管理、学科建设、实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材、成绩册、论文等。

2、归档的重点是在教学工作，特别是教学实践环节中形成的各种载体的文件材料。

 第三章   科学研究类档案工作规范

    （一）、凡是在学院科研管理和实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像等不同载体的记录均属科研档案。

（二）、科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分，是科研活动的重要环节，必须纳入科研计划、规划、管理制度和有关人员的职责范围之中，与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合，实行科研工作和建档工作“四同步”管理，即下达计划任务与提出归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科技成果与验收、鉴定档案材料同步；上报登记、评审科技成果与档案部门出具科研课题归档情况的证明材料同步。

（三）、归档范围

1、归档的主要内容包括科研综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等材料。

2、归档的重点是学院承担的经过鉴定、评审或验收的所有科研项目各个阶段形成的文件材料，特别是研究实验阶段形成的评审材料。

3、多个单位协作完成的研究课题，协作单位保存自己所承担任务形成的科研文件材料的复印件，将原件交由主持单位统一归档保存，以形成整套文件。如涉及协作单位合法权益的文件材料，应在协议、合同或委托中明确科研文件材料的归属，并将承担课题部分材料的有关档号及案卷目录提供给主持单位。

4、经技术鉴定的、取得结果或因故中断的科研项目形成的科技文件材料也应归档。

5、与国外机构合作的课题，应在协议、合同中明确科研文件材料的归档办法；由我院管理的文件材料，一般归入科研类。

             第四章    基本建设类档案工作规范

（一）、凡在学院基本建设管理和基本建设工程项目（新建、扩建以及大、中型维修）中直接形成的，有保存价值的文字、图表、声像等各种载体的记录均属基建档案。

（二）、基建档案工作要纳入基建规划、计划、管理制度和基建人员职责范围之中，做到基建工程与建立档案工作同步进行；工程建设过程与竣工材料的积累、整理审定工作同步进行；工程竣工验收与提交一整套合格的竣工图的验收同步进行。

（三）、归档范围

1、归档的主要内容包括：基本建设综合管理文件、可行性研究材料、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工验收材料，基建预算、概算、决算、器材管理等方面详见《呼伦贝尔职业技术学院总务处基本建设类档案归档目录》。

2、归档的重点是项目建设各个阶段形成的各种载体形式的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。对停建、缓建的基建工程项目，其重要文件也应归档。

             第五章  仪器设备类档案工作规范

（一）、凡作为学院固定资产的仪器、设备，在其购置、验收、组装、调试、运行、管理、维修、报废等全部活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图标、声像等各种载体的记录和随机材料均属设备档案。

（二）、设备档案是学院的重要技术储备，更是学院仪器、设备管理工作的组成部分和重要环节，必须纳入设备管理工作之中。归档工作与设备科学管理、设备采购供应和设备使用等工作紧密结合，保证设备文件材料的完整、准确、系统。

（三）、归档范围

1、归档的主要内容包括：仪器设备购置审批综合管理、仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等方面的材料详见《呼伦贝尔职业技术学院仪器设备类档案归档目录》。

2、作为学院固定资产的各种重要的仪器设备项目（特别是价值在十万元以上的仪器设备），其各个环节形成的不同载体的文件材料（包括全套随机资料），均应建立档案。

第六章   出版类档案工作规范

（一）、在学院编辑出版发行报纸、期刊、图书、声像等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像等各种载体材料均属出版类档案。

（二）、出版档案工作要纳入编辑出版单位的管理制度，纳入出版工作计划和规划，纳入各社、部（室）负责人和责任编辑人员的职责范围。编辑出版部门在布置计划、检查、总结、验收出版工作时，要同时布置出版类档案工作。

（三）、归档范围

1、归档的主要内容包括：出版综合管理文件，出版物的编审、出版等。详见《呼伦贝尔职业技术学院教务处归档目录》。

2、归档的重点是出版活动各个阶段所形成的不同载体形式的文件材料，尤其是出版物本身。

                   第七章  财会类档案工作规范

（一）、我院各级财会部门在财务管理和会计活动中直接形成的具有保存价值的文字材料、凭证、账簿和报表等材料，均属财会档案。

（二）、财会档案应纳入财会部门有关工作的管理制度中，纳入财会工作计划、规划，纳入财会部门有关人员岗位职责中。在布置、检查、总结、验收财会工作的同时，要布置、检查、总结、验收财会档案工作。

（三）、学院档案室主要接收、保管学院财会部门形成的账簿、报表、清册、凭证等财会档案。并把财会档案工作列入其工作的重要组成部分。

(四)、院内有关部门合并时，原单位形成的财会档案应当由合并后的单位统一保管，并按时移交档案室。

(五)、归档范围：

归档的主要内容包括：财务综合管理文件、会计报表、会计账簿、工资清册、会计凭证等，重点是会计活动各个阶段形成的同一类型的，具有长久保存价值的文件材料。

第八章  外事类档案工作规范

(一)、学院与外国团体或个人在学术交流、科技合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像等各种载体的记录均属外事档案。

(二)、外事档案工作必须纳入学院外事工作计划和管理制度之中，落实到学院有关部门外事人员的职责范围，做到与布置、检查、总结外事工作同步进行。

(三)、归档范围

1、归档的主要内容包括外事综合管理文件，出国（境）、来我院任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作、留学生工作等方面的文字材料及照片、录像等详见《呼伦贝尔职业技术学院党政办归档目录》。归档的重点是重大涉外和国际合作项目、留学生工作活动中形成的文件材料。

2、归国人员在国外获得的证书、奖状、奖章、奖品；国外赠送学院的礼品、纪念品等。

第九章  声像类档案工作规范

(一)、凡反映教学、科研活动和管理等各项工作，具有保存价值的各种以声音、图像等方式记录的专门载体，及其相配套的记录均属声像档案。

(二)、声像档案的主体是声像载体材料，由于其记录反映形式以及制作方法、保管条件、利用方式均与纸质载体不同，因此需单独列为一类，并根据声像载体档案的特点进行特殊管理。

(三)、声像档案工作必须纳入我院党政、教学、科研、外事等有关部门的管理制度中，与各项管理工作紧密结合，实行制作工作和建档工作同步进行，即制作人员接受任务与接受声像材料的归档要求同步。

(四)、应采用先进科学技术，不断提高科学管理水平，大力开发声像档案信息资源，努力为教学、科研和管理工作服务。

(五)、归档范围

1、党政活动类：

（1）、历届党代会、团代会、学代会、教代会、工代会及党政部门召开的重大会议，包括：开幕、闭幕、领导讲话、代表发言、会议情况等各种声像材料；

（2）、校庆、教师节、重大纪念日、先进人物报告会等声像材料；

（3）、建院以来主要领导任职期间的工作照、参加教学、科研等活动的声像材料；

（4）、省级以上党政领导和社会知名人士来院活动场面(包括视察、座谈等)的声像材料；

（5）、国内外有影响的知名教授、专家学者等来校访问和报告会的声像材料；

（6）、我院授予校外人员名誉职务、称号的声像材料及其它有重要意义活动形成的声像材料。

1、教学类：

（1）、毕业生的毕业合影照片，优秀毕业生照片（底片）；

（2）、知名教授、专家学者来院讲学，学生听课、典型论文答辩、实验、电化教学等的声像材料；

（3）、师生实习、野外考察、社会实践等各项活动的声像材料；

（4）、评选优秀教学奖、优秀教材等颁奖大会场面的声像材料 ；

（5）、有关学生军训、社会调查、参加各种竞赛活动等重要场面的声像材料。

3、科研学术活动类：

（1）、重点、大型科研课题评审、鉴定会场面的声像材料；

（2）、科研成果评选及领奖仪式场面的声像材料；

（3）、由本院发起并组织的全国性、省级学术活动；

（4）、著名专家学者来院作学术报告的声像材料；

（5）、参加部级以上科技成果展览的声像材料；

（6）、在校学生在科研和学术活动中取得突出成绩的声像材料。

4、外事活动类：

（1）、外国专家学者、友好人士以及各种代表团来院参观访问的声像材料；

（2）、与国内外学校、团体签订协议、备忘录、合同全过程的声像材料；

（3）、外籍人士赠送的礼品、照片及其它声像记录材料；

（4）、外籍学生、教师、工作人员在校学习、生活、工作的声像材料；

（5）、我院召开的国际性学术会议场面的声像材料；

（6）、本院派出国外进行友好访问、考察、进修、留学所获得的声像材料等

5、产品、仪器设备类:

（1）、我院研制、试制、生产的产品样照及产品使用情况场面的声像材料；

（2）、价值10万元以上重大仪器设备的样照和安装调试运行照等。　　

6、体育类：

（1）、历届运动会开幕、闭幕式、领导讲话、运动员比赛场面的声像材料；

（2）、院代表队参加省级以上运动会比赛获奖等场面的声像材料；

（3）、兄弟院校来访、表演、比赛等场面的声像材料。

7、艺术类：

（1）、学院师生员工创作的艺术作品照片、在各种传播媒体上所发表的作品声像材料；

（2）、音乐团体来院演出，本院文艺团体演出剧照等声像材料。　　           

8、校园建设类：

（1）、学院各个时期的校园环境材料。包括校门、校牌、教学楼、实验室、校园风光等声像材料；

（2）、学院重大项目的开工、奠基、落成典礼和建设规划、模型等声像材料；

（3）、学院教学基地、试验基地、异地办学等声像材料。

9、获奖类：

（1）、教学活动获得的奖状及奖品照片；

（2）、科研项目成果奖状及奖品照片；

（3）、学院产品获奖的奖状、照片；

（4）、各类活动中被评为先进集体、文明单位等奖状及奖品照片；

（5）、劳动模范、先进个人证书、奖章及奖品等照片材料。

10、人物类：

（1）、历任校长、党委书记及学院知名人士形成的声像材料；

（2）、国内外知名校友返校活动、捐赠仪式等声像材料。　　

11、学院各有关部门各项活动形成的声像材料。

第十章  人物类档案工作规范

（一）、人物档案征集对象

人物类档案（以下简称“人物档案”）是指特定范围内的个人，在个人经历中直接形成的，对国家、社会、单位、本人有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体、不同形式原始记录。它和其它档案一样是学院乃至党和国家的宝贵财富。它的建立对我院今后学术研究、编史修志、宣传学院、教育师生、提高学院声誉等具有非常重要的意义。

在我院工作、学习过，并符合下列条件之一的人员：

1、院级历届书记、院长（正职）；

2、博士生导师、有突出业绩和贡献的正教授；

3、全国人大代表、政协委员；

4、全国及省部级劳动模范；

5、其它全国或世界知名人士、国家（际）重大奖项获得者。

（二）、人物档案材料征集范围

1、本人自传、日记、履历表、可提供的来往信函、他人写的回忆录；

2、反映本人学术和业务水平的专著、译著、正式出版的教材、教学参考书、讲义、论文、笔记、教案、手稿等；

3、证明本人身份荣誉的证件、证书、奖状、奖章、聘书、委任状、任命书、代表证等；

4、反映本人工作和社会活动的照片、底片、录音带、录像带、影片、光盘等；

5、参加各种社会活动的邀请函、通知书、讲稿等；

第十一章    实物类档案工作规范

（一）、实物档案的归档范围

1、各部门在教学、科研、管理等各项工作中获得的各种奖状、奖章、奖杯、锦旗、牌匾、证书等。

2、各级领导、名人来我院视察和进行学术交流活动的题词、赠品。

3、我院领导、学术团体与国内外进行交流的各种书画、工艺品、礼品、赠品等。

4、校庆活动各单位、校友赠送的有价值纪念品。

5、已经废止的印章等均属实物档案。

（二）、实物档案的归档

1、各部门获得各种奖励后，在一个月内由兼职档案员将实物档案和所获奖项的文字材料一同移交档案室。

2、各种活动中形成的名人题词及艺术品，在活动结束后由主办部门兼职档案员向档案室移交。

3、废止的印章在废止文件下发后，连同文件马上一起移交档案科。

4、移交时填写移交档案登记表一式二份，双方签字后各执一份备查。

（三）、实物档案的利用

1、凡移交档案科的实物档案，由档案科按照档案管理办法统一保管，各部门在举办展览等活动时，可到档案科办理借用手续。

2、除了补办学历证明需要的个别废止印章保持原样外，其它印章都要做一定处理后保存。

3、如确实需要利用的废止印章，由本人写用章申请，经主管领导审批签字后方可使用。

二、档案立卷归档制度

（一）、我院实行文书处理部门或业务部门的平时立卷制度。各职能部门将所形成的文件材料，按规范要求归档后移交院办档案室。

（二）凡归档的文件材料要齐全完整，分类合理，保持文件材料的内在联系。保管期限划分准确，归档文件排列要有条理，完整准确地编写归档目录。

（三）、凡归档的科技材料，底图、蓝图必须符合国家颁发的图样管理制度要求，纸质优良，字迹工整，图样清晰。文字材料不得用圆珠笔、铅笔和复写纸书写，以利于长期保存。

（四）、会计档案要使用统一规格的记帐凭证簿、表册；必须装订完整，填写清楚准确，不得省略；帐簿名称与内容必须相符，否则档案部门拒绝接收。

（五）、归档时间和手续

1、党政部门和能按年度归档的部门在次年六月底以前归档。

2、教学档案在次年十月底以前归档。

3、科研、基建项目和专题性、成套性档案在项目完成或通过鉴定验收后两个月内归档。

4、设备仪器档案应在设备、仪器安装调试投入使用后一个月内归档。

5、外事档案应在每次外事活动结束后，把有关文件资料、音像载体材料等汇总整理后，于次年六月底前按档案室安排时间归档。

6、出版物档案在次年3月底前归档。

7、会计档案暂由原部门保管三年后再归档。写明材料标题、文件页数、文件数量、移交时交接双方要签名盖章。

8、凡属永久保存的本机关重要发文要实行双套制。

三、档案保管制度

（一）、集中统一管理是我国档案管理的基本原则，学院各部门在工作中形成的各种门类、载体的档案都应由档案科集中统一管理，任何部门和个人不得擅自保存，更不能据为己有。

（二）、档案装具要齐备、充足，符合规范要求。各门类载体的档案存放要合理有序，既方便日常查找，又能保证在突发事件中及时抢救，对珍贵档案要专门保管。

（三）、档案部门应对档案的安全定期组织检查，记录在案。发现问题，及时解决，如：库房发生水、火、虫蛀、鼠咬等现象时，应组织人员进行认真检查。检查内容包括：档案数量是否相符，有无损毁、褪变，收进、移出、存取登记是否准确，各项制度的执行情况，然后写出详细书面材料，及时向上级和主管业务部门报告。

（四）、档案工作人员调、换工作时应严格履行接交手续。

（五）、案卷入库时应检查帐、卡、物是否相符。以全宗为单位，按不同门类、载体、依档号顺序排列。

（六）、档案保管工作，必须认真严格地按照各项规章制度办事，不得徇私舞弊，玩忽职守。

四、库房管理制度

（一）、档案库房应以科学、坚固、安全为基本条件，门窗玻璃要加固，库房内安置报警器。

（二）、档案装具要齐备充足，符合规范要求。档案入库时应检查帐、卡、物是否相符。各门类载体的档案存放要合理有序，既方便日常查找，又能保证在突发事件中及时抢救。对珍贵档案要专门保管。

（三）、档案库房内应配备必要的防火、防盗、防潮、防尘、防强光、防高温、防虫、防有害气体污染等设施，定期更换杀虫、灭鼠药和灭火器，严禁放置与档案无关的物品。对于需要长久保存的档案，采取措施加以重点保护，使其既安全又延长寿命。

（四）、库房要经常保持整洁卫生，库房温度应控制在17—24℃，将库房相对湿度控制在45～60%之间，做好测试记录，并根据气候及温湿度情况，及时通风。
    （五）、严禁吸烟、明火和存放易燃易爆物品，定期检查消防器材，电路和电器设备，及时消除隐患。
    （六）、每学期结束前要对案卷进行总清点，催回借出的档案。对库藏档案的保存检查中发现的问题及时报告，并采取必要措施。
     （七）、检查档案的保管情况，发现破损的案卷及时修复，对于需要长久保存的档案，采取措施加以重点保护，使其既安全又延长寿命。

（八）、要定期检查档案室的财产设备，经常进行设备的维护和修理，为科学保管档案创造良好的物质条件。  

（九）、非档案室工作人员，不得随意进入库房。

五、档案安全保密制度
    （一）、借阅档案人员，不得进入库房，不得翻阅与工作无关的档案，认真执行《保密法》有关规定。

（二）、未公开的涉密档案，未经学院授权和上级机关批准，任何组织和个人无权公布档案内容。

（三）、凡属机、绝密档案，填写归档目录时，必须在归档目录备注栏内盖上“机密”、“绝密”字样，对“机、绝”密档案，必须单独存放，专人管理。

 （四）、凡需要借阅机密档案，必须依据档案借阅办法，经有关领导批准，履行相应手续，方能借阅。凡违反规定泄漏档案机密并造成不良后果者，应按《档案法》有关规定处理。

（五）、绝密级电子文档不得上网，机密级的电子文档要采取严密防范措施，保证其信息的绝对安全。

（六）、任何人员不得以任何借口违反规章制度，档案人员如因玩忽职守，造成档案失密、泄密，要视其情节轻重给予处分。

 六、档案统计制度

档案的统计工作是真实反映档案室实况的记录，是档案工作的重要组成部分，也是我们掌握档案工作情况的重要依据，因此特作如下规定：

（一）、档案人员必须以认真负责的工作态度，实事求是的工作作风进行统计工作，做到及时、准确、连续，并及时向市档案局上报。

（二）、建立各门类档案登记簿，做到帐目清楚，手续完备，无差错遗漏项目，账物相符，科学准确地反映库藏档案的门类，数量等状况。

（三）、分管各门类档案的工作人员，要将档案统计工作年报，每年接收、移交、销毁（分永、定）、库存档案（分永、定）、查阅利用及利用分析数据，在每学年放寒假前准确报给学院档案室。

（四）、对统计数字进行综合分析，找出归档率、利用率和存在的问题，提出改进措施。

（五）、档案室每年的统计报表及各门类统计表要永久保存。

七、档案查阅利用制度

凡是利用档案者都须填写借阅利用登记表，并按如下规定执行。

（一）本院人员查阅档案

1、因工作需要查阅本人承办工作部分形成的档案或与本工作有关的其它非密级的档案，办理查阅登记手续后即可利用。
    2、查阅其它部门的档案，须经档案科负责人或档案形成部门领导批准方可利用。
    3、查阅其它保密档案，须经涉密部门负责人和档案科负责人批准方可查阅。

4、绝密科技档案须经项目负责人同意方可查阅。

5、电话查询档案，不予回复。

6、对纸质已经发脆或珍贵的档案，一般不予外借，并要控制复印次数。

7、财会档案必须由本部门二位工作人员在场方可查阅。

（二）外单位人员查阅档案

外单位人员查阅档案均需持单位介绍信。

1、凡查阅各项政治运动材料和要求出具证明材料者，须持基层党委以上党组织开的调查证明材料、介绍信方可接待查阅，否则一律不予接待。

2、利用本人教学档案须带毕业证或身份证方可利用；代人办理者须带本人身份证和代办人相关证件方可办理相关事宜；查阅其它档案须经主管单位批准方可利用。

3、查阅有密级的材料，一般由档案人员代查。

（三）档案查阅、借阅制度

1、凡是查阅档案都应办理登记手续，凡需介绍信和有关证明才能阅档的，要按指定范围查阅档案。

2、档案一般不外借，如确因工作需要外借的，应办理外借手续，时间一般不得超过两周，延长借阅时间需另办理续借手续。

3、借出的档案，内部资料不得转借他人，不得带出校外，不得随意涂改、拆卷、划圈、眉批、增删、抽页、剪裁或污损，一旦发现上述情况，按《档案法》有关规定严肃处理。
    4、对纸质已经发脆或珍贵的档案，一般不予外借，并要控制复印次数。

八、档案鉴定销毁制度

（一）、各门类档案每3—5年进行一次价值鉴定，并对已到保管期限没有查考价值的档案登记造册，提出销毁意见；对保管期限需要修改的档案提出修改意见，并做好相应的标识工作。

（二）、档案鉴定采用直接鉴定的方法，以一个年度或一个项目的成套档案材料为基础，分初鉴，集体审查进行。档案鉴定人员由熟悉有关专业人员和档案形成部门分管领导组成，鉴定工作完毕须写出鉴定报告，提出处理意见或建议，鉴定小组人员在报告上签字，然后上报主管院长审批；对失去保存价值应销毁的档案进行登记造册。

（三）、已登记造册即将销毁的档案，由档案室按照档案管理规定填写申请销毁清册，经形成档案的职能部门负责人和主管院领导签字后，指定职能部门和档案室人员到指定的销毁地点安全销毁。

（四）、销毁档案清单和鉴定报告、审批意见由档案室永久保存。

 附件：借阅档案登记表

                                         呼伦贝尔职业技术学院

                                             2016年9月21日

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