呼伦贝尔职业技术学院档案实体分类编号方案（修订）
一、编制目的
为了加强和促进我院档案管理的业务建设，实现我院档案分类、编号、排架、标引的标准化和规范化，与全国高校档案信息资源共享，更好地为学院和社会服务，依据国家教委办《高等学校档案实体分类法》[1993]429号文件，结合我院实际情况制定本方案。
二、分类原则
依据国家教委发布的《高等学校档案实体分类法》，我院档案分类以学院全部档案为对象，根据学院各项职能活动范畴，将我院同一职能活动领域的档案作为一个整体归入相同类别。在充分反映档案的形成规律和内容特点的前提下，确定同一实体分类体系，并把同一门类档案的管理性和业务性材料集中在一起。在分类中突出教学、科研档案在学院的中心地位和党政管理档案统率全局的作用，力求反映新时期高校职能活动的新情况、新特点。
三、类目设置及标识
类目设置相对稳定，不受偶然因素、短期行为影响，在较长时期内不得随意改变。类目排列考虑学院档案记述和事物的本质属性和非本质属性的不同，严格按从总到分、从一般到具体的原则划分。做到各类之间、各类相同类别之间的划分标准一致。下级类目的外延之和，等于上级类目的外延。同级类目之间界限清楚，不应交叉和包容。根据分类简洁、便于利用的原则，我院档案拟设两级类目。
一级类目是高等学校档案实体的最高类别。根据我院档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，确定为十一个一级类目，其名称标识如下：
DQ（党群） XZ（行政） JX（教学） KY（科研）
JJ（基建） SB（设备） CB（出版） WS（外事）
CK（财会） SX（声像） SW（实物）
一级类目的标识，采用类目名称前二字汉语拼音的第一个大写字母。
二级类目是对一级类目的细分。细分的标准根据该类档案的规律和特点，结合档案记述的内容实际，进行设置。二级类目的标识采用“双位制”，如：“综合”为“11”，其余二级类目依次是12，13……、99，带“0”的数字不用。
四、档号的编制
1、档号是档案的代号和排架的依据。必须反映高校档案的分类体系和存放位置。档案编号必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求，即同一全宗内的档案不得设重号；方便插件，使其有充分扩展的余地，不能随意变动；能适应计算机管理的需要，发挥便于排架、检索的双重功能。
2、档号包括：全宗号、年度号、分类号、卷（件）号四部分组成。其模式为：档号=全宗号+年度号+分类号+卷（件）号。
全宗号：即档案全宗代码，用阿拉伯数字表示。
年度号：由四位阿拉伯数字组成，如：2008
分类号：是档号的主体，我院档案的分类号一般由一、二级类目代号组成。
例如：“院长会议记录”的分类号，由一、二级类目组成为“XZ11”。
件（卷）号是分类号中最下位排定的顺序编号。
3、档号的标识：采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。全宗号、年度号、分类号、案卷号（件号）之间，用连接符号“—”连接。例如：2007年内容是呼伦贝尔工业学校党委会议记录的第2号件（卷）的档案，可标识为：3—2007—DQ11—2
档号编制规则
档号=年度号+分类号+卷（件）号
X X X X——XZ（JX/DQ）00·00—1……n
卷（件）号
三级类目
二级类目 分类号
一级类目
年度号
五、档案的实体排架
由于档号模式属分类开放型编号方法，故在按档号排架时，采取按类目逐级依次排列。在最下位类目中按年代排列，在年代下按案卷号顺序排列。按照国家教委新的实体分类法，从维护档案的完整性和方便利用查找考虑，采取同一年代下不同保管期限顺序排列。
六、呼伦贝尔职业技术学院档案实体分类表
（一）党务类
一级类目：DQ
二级类目：
DQ11 党务综合（分党委、总支、直属支部综合材料
入此）
DQ13组织（业余党校入此）
宣传教育
DQ14统战（民主党派材料入此）
DQ12 纪检、监察
DQ15工会（教代会、妇女工作材料入此）
DQ16 团委、（学生思想政治工作材料入此）
（二）行政类
一级类目：XZ
二级类目：
XZ11 行政综合（学院评估、校史和系、部等部门综
合材料入此）
XZ12 人事工作（师资培训）
XZ13 保卫、综合治理
XZ14 总务
XZ15 档案、图书
（三）教学类
一级类目：JX
二级类目：
JX11 综合
JX14 各类学生学籍
JX15 教材
（四）科研类
一级类目：KY
二级类目：
KY11 综合
KY12 项目
（五）基本建设
一级类目：JJ
二级类目：
JJ11 综合
JJ12 工程项目
（六）仪器设备
一级类目：SB
二级类目：
SB11 综合
SB12 各类设备
（七）出版类
一级类目：CB
二级类目：
CB11 综合
CB12 学报、校刊、团讯
（八）外事类
一级类目：WS
二级类目：WS11 综合
WS12 国际合作办学、其它国际合作
（九）财会类
一级类目：CK
二级类目：
CK11 综合
CK12 会计账簿
CK13 工资清册
CK14 会计报表
CK15 会计凭证
（十）声像类
一级类目：SX
二级类目：
SX11 照片
SX12 录像带
SX13 录音带
SX14 磁盘
SX15 光盘
（十一）实物类
一级类目：SW
二级类目：
SW11 礼品、纪念品、奖品、字画
SW12 印章、证件
