公文处理办法
第一章 总则
第一条 为适应学院工作需要，推进公文处理工作科学化、制度化、规范化，参照《党政机关公文处理工作条例》等规定，制定本办法。
第二条 本办法所称公文，是指学院及各部门在履行职责、处理公务过程中，收到和制发的具有特定效力、规范体式的文书。公文处理工作是指公文拟制、办理、保管等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第三条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第四条 涉密公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定。
第五条 党政办公室（以下简称“党政办”）统一负责学院的公文管理工作，并对其他二级部门公文管理工作进行业务指导和督促检查。
第二章 公文种类
第六条 学院适用的公文种类有：
（一）决议。适用于经会议讨论通过的重要决策事项。
（二）决定。适用于对学院重要事项或者重大行动做出决策和安排。
（三）通知。适用于传达上级部门的指示、转发上级单位和不相隶属单位的公文，发布规章制度，传达要求各部门办理、共同执行或周知的事项。
（四）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。
（五）报告。适用于向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级部门的询问或要求。
（六）请示。适用于向上级部门请求指示、批准。
（七）批复。适用于答复各部门的请示事项。
（八）规定。适用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。
（九）函。适用于与不相隶属的单位之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等。
（十）会议纪要。适用于记载和传达会议的主要精神和议定事项。
第三章 公文格式
第七条 学院公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送部门、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附件、抄送部门、页码等组成。
（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。
（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。
（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。
（四）发文机关标志。“中共呼伦贝尔职业技术学院委员会文件”“呼伦贝尔职业技术学院文件”主要用于党委、行政向上级部门的报告、请示；对内发布党委、行政的重要决定、重要工作部署、干部任免通知；转发上级部门、平级部门的文件；批复学院二级部门的重要报告、请示等。
“呼伦贝尔职业技术学院”主要适用于以行政名义与不相隶属的单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项以及学院二级部门职权范围内发文。
（五）发文字号。由学院党委、学院代字、年份、发文顺序号组成。
（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。
（七）标题。由学院党委、学院名称、事由和文种组成。
（八）主送部门。公文的主要受理部门，应当使用部门全称、规范化简称或者同类型机关统称。
（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。
（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。
（十一）发文机关署名。署学院党委、学院全称或者规范化简称。
（十二）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。
（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。
（十四）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。
（十五）抄送部门。除主送部门外需要执行或者知晓公文内容的其他部门，应当使用部门全称、规范化简称或者同类型机关统称。
（十六）页码。公文页数顺序号。
第八条 公文版式按照学院统一要求执行。
第九条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。
第十条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。
第四章 行文规则
第十一条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。
第十二条 外部行文应当遵循以下规则：
（一）原则上主送一个上级部门，根据需要同时抄送相关上级部门和同级部门。
（二）请示应当一事一报。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
（三）学院各二级部门不得对外正式行文。
第十三条 内部行文应当遵循以下规则：
（一）党政办根据学院党委、行政授权，可以向其他二级部门发布指令性公文或者在公文中向其他二级部门提出指令性要求。
（二）各党政管理部门和群团组织在各自职权范围内，经分管领导同意后，可以自行向其他二级部门发布临时性通知和工作计划，但不得提出指令性要求。
（三）有以下情形的，二级部门不得直接申请发文；已提交OA的，党政办应当责令其纠正或者撤销：
1.行文内容属于党委会议、院长办公会议职责范畴，未提交相关会议审议的；
2.涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的；
3.成立议事协调机构，未提前征求领导小组组长、副组长意见的。
第五章 公文制发
第十四条 公文制发由起草、审核、签发、印发四个环节组成。
第十五条 公文由二级部门根据工作需要组织起草，并通过学院办公OA发起发文流程。公文起草应当符合以下要求：
（一）符合党的理论路线方针政策和国家法律法规，完整准确体现发文意图；
（二）符合中央、自治区和呼伦贝尔市关于反对“形式主义新表现”和为基层减负的有关要求；
（三）坚持一切从实际出发，杜绝讲空话套话，所提的工作部署、落实举措要切实可行。
（三）内容简洁，主题突出；观点鲜明，结构严谨；表述准确，文字精练；文种正确，格式规范。
（四）涉及国家秘密的，应当根据国家保密法和有关规定，按照“密来密复”的原则标注密级。公文内容如引用标有密级公文的标题、文号或内容时，视为与所引用公文同等密级。
第十六条 各部门负责人负责审核本部门起草的公文文种是否正确，主题表达是否明确，涉及数据是否准确，文字表述是否精炼，格式排版是否规范。部门负责人审核发现问题的，应当退回拟稿人进行修改。
第十七条 学院分管领导负责对公文内容是否符合要求、行文理由是否充分、行文依据是否准确进行审核把关，并在办公OA中签署阅办意见。各分管领导在审核把关过程中应当坚持高标准、严要求，并注意提高文件运转效率。分管领导审核发现问题的，应当退回起草部门进行修改。
第十八条 党政办负责对各部门起草公文进行复核，重点核查文种使用、格式排版、文字标点使用等是否准确规范。复核发现问题的，应当退回起草部门进行修改。
第十九条 除复函外，以学院党委名义制发的公文，经党政办复核后提请党委书记签发；以学院名义制发的公文，经党政办复核后提请院长签发。复函经分管领导审核把关和党政办复核后，直接印发。
第二十条 代市委、市政府拟制文件，由业务部门起草代拟稿初稿，并提供发文依据、征求意见结果及合法性审查结果等发文要件，逐级请示分管领导和党政主要领导同意后，交党政办按照市委办公室、市政府办公室关于代拟文件的有关要求办理。
第二十一条 涉密文件的起草、审核及签发严禁在学院办公OA上运行，应当按照发文流程在线下完成。
第二十二条 公文由党政办统一登记、编号、印制。
第二十三条 需要通过自治区教育厅OA、市电子政务内网、学院办公OA以及机要邮寄等方式发送的文件，由党政办统一负责。需发送纸质文件的，由起草部门领取后按相关要求发送。涉密纸质公文的发送，由党政办按照保密工作纪律，负责做好编号及领取记录。
第六章 公文办理
第二十四条 公文办理指各部门对收到公文的阅办处理。包括签收、登记、拟办、传阅、承办、催办等程序。
第二十五条 学院收文办理应当严格履行以下程序：
（一）签收。公文签收由党政办统一负责。其他二级部门在工作中收到的公文，应当第一时间转交党政办。
（二）登记。党政办负责对收到的公文逐项登记来文标题、密级、发文字号、发文机关、份数、收文日期等。
（三）拟办。收到公文后，党政办主任应当第一时间提出拟办意见，呈批示或阅知。
（四）传阅。公文经党委书记或院长签批后，由党政办负责收回，并按照批示意见，呈其他院领导阅办或送相关部门承办。对于需由两个以上部门联合办理的，按照党委书记或院长批示意见送牵头部门承办。
（五）承办。承办部门收到交办的公文后，应当根据领导批示意见，按照文件要求及时办理，不得延误、推诿。涉及其他部门的事项，牵头部门应当主动与有关部门协商办理。办理过程中涉及需请示学院党政主要领导的事项，承办部门应当先逐级请示，经批准后按程序行文。需提交学院党委会议、院长办公会议研究审议的事项，承办部门应当及时提交会议审议，审议通过后按程序行文。
承办部门应当按公文时限要求办结。认为不属于本部门职权范围、不宜由本部门办理或者确有实际困难的，应当及时、逐级向分管领导和党政主要领导报告。
（六）督办。党政办负责督促公文的承办情况，并随时向学院党政主要领导汇报督办情况。
第二十六条 严禁在互联网计算机上登记、传阅、办理涉密公文。
第二十七条 各部门阅办处理学院党委、行政发文，由各部门自行安排，确保按时限要求保质保量办结。
第七章 公文管理
第二十八条 公文办结后，党政办应当根据档案管理有关规定，及时将外部来文和内部发文进行整理归档。各部门需要查阅公文的，需按照学院档案管理制度履行相关手续。
第二十九条 为适应信息化要求，党政办应当对学院所有非涉密公文进行电子化备份。
第三十条 涉密公文由党政办统一管理，其他部门和个人不得持有和保存涉密公文。涉密公文原则上不允许带出党政办机要室，不允许复印，如有特殊原因需要带出党政办机要室或者复印，应当请示分管机要保密工作的院领导同意并做好登记。涉密公文遗失的，应当第一时间向发文部门和市委保密机要局报告，并按规定依法处理相关责任人员。
第三十一条 党政办应当根据市委统一部署，定期清理销毁涉密公文。
第八章 附则
第三十二条 本办法由党政办负责解释。
